TB3 - Verplichtingen voor vzw's - ICVZW

Algemene vergadering bijeenroepen
Minstens 1 keer per jaar, meestal binnen de 6 maanden na afsluiting van het boekjaar.
De algemene vergadering keurt o.a. de jaarrekening goed en beslist over belangrijke zaken (bijv. statutenwijzigingen, bestuurdersbenoemingen).
- Raad van bestuur samenroepenMinstens 1 keer per jaar, maar vaak vaker afhankelijk van de statuten.
- De raad van bestuur bereidt de algemene vergadering voor en neemt beslissingen over het dagelijks bestuur.

Correcte vzw-gegevens vermelden op alle officiële documenten
- Denk aan brieven, e-mails, facturen en de website.
- Vermeld: officiële naam, maatschappelijke zetel, ondernemingsnummer, rechtsvorm (“vzw”) en eventueel RPR (Rechtbank van de Ondernemingsrechtbank).

Vzw-register bijhouden
- Dit is je intern archief met:
  - Ledenlijsten
  - Alle notulen en beslissingen van bestuursorganen
  - Boekhoudkundige stukken

Statuten en wijzigingen publiceren
- Nieuwe statuten of wijzigingen moeten via e-greffe ingediend worden en verschijnen in het Belgisch Staatsblad.

Rechtspersonenbelasting indienen
- Via Biztax (online), meestal vóór eind september (afhankelijk van boekjaar).
- Gaat om beperkte aangifte, tenzij je vzw winstgevende activiteiten uitvoert.
Patrimoniumbelasting indienen (indien van toepassing)
- Enkel voor vzw’s met onroerend goed in eigendom dat niet hoofdzakelijk voor sociaal nut wordt gebruikt.
- Aangifte op papier bij FOD Financiën, samen met betaling.
Fiscale fiches indienen (indien van toepassing)
- Wanneer je vergoedingen betaalt aan vrijwilligers, sprekers of freelancers die moeten worden aangegeven.

UBO-register aanvullen of aanpassen
- Vermeld wie de “uiteindelijke begunstigden” zijn van je vzw (meestal de bestuurders).
  Aanpassingen binnen 1 maand doorgeven via het online UBO-platform.
BTW-verplichtingen (indien van toepassing)
- De meeste vzw’s zijn vrijgesteld, maar vzw’s met commerciële activiteiten hebben dezelfde BTW-verplichtingen als bedrijven.

Jaarrekening opmaken en goedkeuren
- Kleine vzw’s: vereenvoudigde boekhouding en jaarrekening volgens model N.
- Grote vzw’s: dubbele boekhouding en neerlegging bij de Balanscentrale (NBB).
- Jaarrekening moet door de algemene vergadering worden goedgekeurd en neergelegd binnen 30 dagen.

Boekhouding correct bijhouden
- Kleine vzw’s: kasboek, financieel dagboek en inventaris.
- Grote vzw’s: dubbele boekhouding zoals bedrijven.

Vrijwilligersverzekering afsluiten
- Burgerlijke aansprakelijkheid is verplicht voor alle activiteiten met vrijwilligers.
Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering (aanbevolen)
- Beschermt bestuurders tegen persoonlijke aansprakelijkheid bij fouten of nalatigheid.

Download hier een handige checklist

TB3 - Verplichtingen voor vzw's