TB9 - GDPR voor verenigingen

1. Alleen bijhouden wat je nodig hebt

• Naam en e-mail of telefoon = meestal genoeg.
• Vraag extra gegevens (zoals geboortedatum) alleen als je ze echt nodig hebt (bv. verzekering).

2. Gebruik gegevens waarvoor ze bedoeld zijn

• Inschrijvingslijst → om het evenement te organiseren.
• Ledenlijst → om leden te contacteren.

3. Wees duidelijk

• Vertel eenvoudig wat je met de gegevens doet, bijvoorbeeld:
  “We gebruiken je gegevens alleen om je in te schrijven en te informeren over onze activiteiten. We delen ze niet met anderen.”
• Indien je een website hebt, zet dit op hierop, inschrijvingsformulier of mail (= privacyverklaring).

4. Verwijder op tijd

• Inschrijvingslijsten → weggooien na het evenement.
• Ledenlijsten → bijhouden zolang iemand lid is + korte periode voor administratie.

5. Respecteer de rechten van mensen

• Iedereen mag vragen:
  • om hun gegevens te zien
  • om fouten te verbeteren
  • om geschrapt te worden
• Reageer binnen 30 dagen (gewoon per mail volstaat).
• Geen gegevens delen zonder toestemming
  • Geef ledenlijsten niet door aan sponsors of andere verenigingen.
    
    

💡 IC-TIP: Snelle checklist

✔ Vraag alleen wat nodig is
✔ Vertel waarvoor je de gegevens gebruikt
✔ Gooi lijsten tijdig weg
✔ Deel niks zonder toestemming
✔ Laat mensen makkelijk uitschrijven bij nieuwsbrieven

---

Foto’s maken en delen: wat mag wel en niet?

Heb je net een activiteit georganiseerd en wil je foto’s delen op social media? Of wil je een affiche maken met foto’s van je leden of van een eerdere activiteit? Let dan goed op de regels rond privacy en toestemming.

Waarom letten op foto’s en video’s van bezoekers?

Foto’s en video’s waarop mensen herkenbaar zijn, vallen onder de privacywet (GDPR). Daarnaast geldt het portretrecht: mensen mogen bezwaar maken tegen het publiceren van hun foto als ze dat willen. Daarom is het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met beeldmateriaal van bezoekers.

Wat moet je weten?

1. Toestemming vragen voor gerichte foto’s
Gerichte foto’s zijn foto’s waar iemand duidelijk op staat, bijvoorbeeld een portret of een groepje dat poseert. Vraag vooraf altijd toestemming aan deze personen, zeker als je de foto’s wilt gebruiken op social media, flyers of een website.

Vaak merk je vanzelf of mensen het goed vinden om op de foto te gaan: ze vragen er soms zelf om, poseren graag of maken oogcontact met de fotograaf. Maar let ook op non-verbale signalen. Als mensen zich omdraaien, wegkijken of afstand nemen, betekent dat vaak dat ze liever niet gefotografeerd willen worden. Respecteer die gevoelens altijd.

2. Niet-gerichte sfeerfoto’s
Dit zijn foto’s waar je niet op één persoon focust, bijvoorbeeld een volle zaal of een menigte. Voor deze foto’s is meestal geen toestemming nodig, maar let op: mensen kunnen bezwaar maken als ze vinden dat ze toch duidelijk in beeld zijn.

3. Informeer bezoekers
Zorg dat bezoekers weten dat er foto’s gemaakt worden, bijvoorbeeld via een bord bij de ingang of een melding op het ticket. Vertel ook waar ze met vragen terecht kunnen.

Wanneer mag je foto’s gebruiken zonder toestemming?

• Als iemand toevallig op de achtergrond staat (toevallige foto in publieke ruimte).
• Foto’s van een menigte waarbij geen enkele persoon uitgelicht wordt.
• Foto’s van artiesten tijdens hun optreden (publieke personen).
• Foto’s van bijzondere gebeurtenissen met nieuwswaarde.

IC-TIP voor jouw vereniging

• Vraag bij gerichte foto’s altijd toestemming — mondeling kan, maar schriftelijk is duidelijker.
• Let op het gedrag van mensen; als ze afstand nemen of wegkijken, respecteer dat en maak die foto niet.
• Gebruik geen foto’s waarin mensen in compromitterende situaties staan.
• Vermijd het gebruiken van foto’s voor commerciële doeleinden zonder expliciete toestemming.
• Als je twijfelt of een foto wel gebruikt mag worden, vraag dan liever eerst toestemming.
• Informeer bezoekers vooraf dat je sfeerbeelden maakt en mogelijk gebruikt.