TB6 - Tips om een goed verslag te maken

intro tips goed verslag

Hoe maak je een goed verslag?

Een verslag is een kort document waarin je noteert wat er besproken en beslist werd tijdens een vergadering of activiteit.

Voor vzw’s is het verplicht om een verslag te maken van bestuurs- en algemene vergaderingen.

Voor feitelijke verenigingen is het niet verplicht, maar sterk aangeraden om overzicht en afspraken bij te houden.

Waarom is een verslag belangrijk?

Je bewaart een duidelijk overzicht van beslissingen en acties.
Leden die er niet bij konden zijn, blijven op de hoogte.
Voor vzw’s is het een wettelijke verplichting en deel van je administratie.

Voor de vergadering

Stuur een uitnodiging op tijd naar alle leden (bij vzw’s minstens 8 dagen op voorhand).
Voeg een agenda toe met de punten die je wil bespreken.

Wie maakt het verslag?

Meestal maakt de secretaris van de vereniging het verslag, of iemand anders die vooraf is afgesproken.

Tijdens en na de vergadering

Noteer de datum, wie aanwezig en afwezig (verontschuldigd) was.
Schrijf per agendapunt een korte samenvatting en duidelijke beslissingen.
Vermeld wie welke actie uitvoert en tegen wanneer.
Sluit af met de datum van de volgende vergadering.
Bij vzw’s moet het verslag worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Dit kan tijdens de vergadering of de volgende vergadering gebeuren.

Hoe stuur je het verslag?

Je verstuurt het verslag als bijlage per e-mail naar alle leden.
Het is handig dat bestuursleden het verslag digitaal bewaren op een gedeelde plek, zodat iedereen steeds makkelijk kan terugvinden wat er besproken is.

💡 IC-TIP

Hou je verslag kort en duidelijk, alleen wat echt belangrijk is.
Gebruik steeds hetzelfde sjabloon, bijvoorbeeld het sjabloon hieronder, zodat je administratie overzichtelijk en uniform blijft.

Download hier een handige sjabloon